Data: intake, validatie en mapping
Elke goede communicatie begint met betrouwbare data. Welk formaat uw data ook heeft en langs welke weg ze binnenkomt: SHAKE vangt ze veilig en gecontroleerd op en zorgt dat ze correct, volledig en traceerbaar is vóór het eerste document wordt aangemaakt.
Aangeleverde data wordt grondig gevalideerd en vertaald naar één consistent datamodel. Zo vertrekt elke productie vanuit een betrouwbaar fundament, zonder handmatige controles of inconsistenties en met minder risico op fouten of verrassingen verderop in het proces.

Features

• Aanleveren zoals het u past. Stuur uw bestanden via SFTP of upload ze in een beveiligd webportaal.
• Elk gangbaar formaat. PDF, XML, CSV en andere formaten worden verwerkt; nieuwe formaten stellen we in zonder maatwerk.
• Start pas als alles binnen is. SHAKE wacht tot alle verwachte bestanden er zijn en begint dan automatisch.
• Fouten eruit vóór ze een document worden. Formaat, grootte, structuur en verplichte velden worden bij aankomst gecontroleerd.
• Eén taal voor al uw data. Elk bestand wordt omgezet naar één standaard datamodel, met regels die per klant of toepassing worden ingesteld.
• Slim verdeeld per kanaal. Uw data wordt automatisch opgesplitst in pakketten per kanaal, documenttype of structuur.
• Nooit twee keer dezelfde brief. Dubbele aanleveringen worden herkend en niet zomaar opnieuw verwerkt.
• Elk bestand bewaard en gelogd. Van elke aanlevering wordt een back-up gemaakt en elke stap wordt vastgelegd.
• [LATERE FASE] Rechtstreeks vanuit uw systemen. Lever data aan via een API of automatisch bij een gebeurtenis in uw eigen toepassing.
• [LATERE FASE] Back-ups op uw maat. Bewaartermijn en opschoning van back-ups worden afgestemd op uw SLA.

Documentcreatie & personalisatie
Van ruwe data naar een gepersonaliseerd, merkconform document, automatisch en klaar voor elk kanaal. SHAKE zorgt ervoor dat uw content en huisstijl consequent en correct worden toegepast, ongeacht het type document of het kanaal waarlangs u communiceert.
Tegelijk houdt u zelf de controle. In een veilige selfserviceomgeving beheren uw teams documenttemplates binnen duidelijke grenzen, met governance en kwaliteit ingebouwd. En dankzij geïntegreerde e-paymentmogelijkheden voegt u eenvoudig een betaalmogelijkheid toe aan facturen of brieven, zodat betalen voor uw klanten net zo eenvoudig wordt als lezen.

Features

• Eén template, elk kanaal. Herbruikbare templates leveren print, e-mail en archief-PDF vanuit dezelfde basis.
• Automatisch het juiste document. SHAKE kiest de template op basis van klant, documenttype en kanaal.
• Altijd in uw huisstijl. Lay-out, branding en vaste zones liggen vast in de basistemplate, dus elk document klopt.
• Zelf uw teksten beheren. Uw teams passen inhoud aan in vrijgegeven zones, zonder de structuur te kunnen breken.
• Geen wijziging zonder akkoord. Aanpassingen doorlopen een goedkeuringsflow voor ze gepubliceerd worden.
• Elke versie bewaard. Volledige historiek, en met één klik terug naar een vorige versie.
• Duidelijke rollen. Wie mag aanpassen, goedkeuren of beheren, legt u vast per gebruiker.
• Betalen vanuit het document. Voeg een QR-code of betaallink toe aan elke factuur of herinnering, op papier en in e-mail.
• Archiefklaar. Documenten voor het archief worden aangemaakt in PDF/A, het standaardformaat voor langdurige bewaring.
• [LATERE FASE] Zien wie betaald heeft. De betaalstatus van elk document komt terug in SHAKE.

Omnichannel orchestratie & aflevering
Print, archief of e-mail: SHAKE orkestreert de volledige aflevering van elk document via het gewenste kanaal. Correct, tijdig en afgestemd op de voorkeur van uw klant.
Elke stap wordt realtime opgevolgd, van verzending tot aflevering. Zo behoudt u op elk moment het overzicht en weet u precies waar elk document zich bevindt, ongeacht het kanaal. 

Features

• Print zonder omkijken. Printopdrachten gaan rechtstreeks naar productie en de printstatus komt automatisch terug.
• E-mail die aankomt. Gepersonaliseerde onderwerpregel en tekst, met het document als bijlage of via een beveiligde downloadlink.
• Uw naam als afzender. Stel meerdere afzenderdomeinen, weergavenamen en antwoordadressen in, per afdeling of documenttype.
• Opnieuw proberen, automatisch. Bij een tijdelijke storing wordt de verzending vanzelf herhaald.
• Een vangnet als het misloopt. Is een e-mail onbestelbaar, dan kan hetzelfde document automatisch via een ander kanaal vertrekken, zoals print.
• Veilig gearchiveerd. Elk document wordt geïndexeerd bewaard, met een bewaartermijn per toepassing en documenttype.
• Snel teruggevonden. Gearchiveerde documenten worden opgehaald voor een e-mailbijlage of gedeeld via een beveiligde link.
• Klaar voor nieuwe kanalen. Het platform is zo gebouwd dat er eenvoudig kanalen bij kunnen komen.

Inzicht & opvolging:track & trace
Volledige transparantie over elke verwerking. Via het SHAKE-portaal volgt u producties, zendingen, SLA’s en volumes realtime op, van een overzichtelijk dashboard tot het kleinste detail. Zo weet u op elk moment waar een verwerking of document zich bevindt, analyseert u eenvoudig de beschikbare gegevens en exporteert u cijfers wanneer nodig. Alle informatie centraal beschikbaar, zonder manuele opvolging of onnodige vragen aan de helpdesk. 

Features

• Alles in één oogopslag. Het dashboard toont uw lopende en afgewerkte producties met hun status.
• Alleen wat u aanbelangt. Filter op periode, toepassing en kanaal; elk cijfer volgt mee.
• Hoe uw communicatie echt aankomt. De kanaalmix toont per kanaal hoeveel er afgeleverd werd, ook wat via een vangnet vertrok.
• Snelheid die u kunt vertrouwen. De typische doorlooptijd van ontvangst tot aflevering, niet vertekend door uitschieters.
• Weten waar u kunt ingrijpen. Een ontbrekend adres of onbestelbaar document ziet u meteen, in heldere taal.
• Van productie tot document. Klik door van een productie naar elk kanaal en van daaruit naar elk afzonderlijk document.
• Eén document, meteen gevonden. Zoek op uw eigen referentie, het e-mailnummer of de postbarcode.
• Het volledige verhaal. Elke stap van een communicatie met tijdstip, van ontvangst tot aflevering, over alle kanalen heen.
• Cijfers wanneer u ze nodig heeft. Exporteer elke selectie naar CSV of Excel.
• Zelf bepalen wie wat ziet. Uw beheerder maakt gebruikers aan en kent rechten toe.
• In uw taal. Het portaal toont statussen en meldingen in het Nederlands, Frans, Duits of Engels.
• Op elk scherm. Gemaakt voor desktop, leesbaar op tablet en smartphone.
• Wij kijken mee. Ons serviceteam bewaakt producties, doorlooptijden en SLA's in een eigen dashboard.
• [LATERE FASE] Aanmelden met uw bedrijfsaccount. Single sign-on met uw eigen identiteitsbeheer.
• [LATERE FASE] Extra beveiligde login. Tweestapsverificatie voor het portaal.