Home > Our Services
Symeta Hybrid Digitization Services
Digitaliseer je inkomende post en archieven
Wij helpen onze klanten met het digitaliseren van inkomende papieren communicatie en het vervangen van hun bestaand papieren archief door een elektronisch archief.
Van inkomende post, dossiers en archieven, naar digitale bestanden
Organisaties krijgen vandaag nog steeds af te rekenen met grote hoeveelheden papieren archieven en inkomende post. Wanneer de volumes stijgen, stijgen de kosten van een papieren archief mee, zowel in termen van papier en opslagruimte als in termen van loon voor de klantendienst, boekhouding of andere diensten.
Symeta Hybrid helpt op 2 fronten: we dematerialiseren papieren archieven en scannen en routeren inkomende documentenstromen.
We scannen jaarlijks miljoenen documenten (facturen, sociale documenten, leveringsbonnen, certificaten…) voor diverse klanten zoals mutualiteiten, ziekenhuizen, nutsbedrijven, NGO’s, telco’s en andere organisaties met specifieke vereisten voor data- en documentverwerking.
Zo kunnen ze hun dienstverlening verbeteren tegen een lagere operationele kost.
Hoe we helpen
Ontvangst en ophaling van post
We laten fysieke poststukken bij ons toekomen en halen dagelijks inkomende post op bij onze klanten.
Ook e-mails met of zonder bijlagen behandelen we: centraliseren, identificeren en routeren.
Ophaling van post en van archieven
Papieren archieven halen we op en houden we beschikbaar én bruikbaar tijdens het scanningsproces
Scanklaar maken, scanning en classificatie
We triëren te scannen en niet te scannen stukken, openen ze machinaal en maken ze scanklaar (ontplooien, ontnieten, structureren, registreren).
Bij het scannen classificeren we automatisch documenten op basis van machine learning en trefwoorden
Intelligent data capturing
Met geavanceerde OCR-technologie halen we nauwkeurig gegevens uit elk document
Tijdelijke bewaring en vernietiging
Na aflevering van de digitale bestanden houden we gescande documenten tijdelijk bij, conform met GDPR en andere privacy richtlijnen.
Papieren archieven vernietigen we op een gecertificeerde manier
Een greep uit onze klantenlijst
Onze typische klanten zijn organisaties met grote volumes aan gepersonaliseerde en transactionele communicatie.
Onze oplossingen in detail
Scanklaar maken
Fysieke documenten worden eerst voorbereid voor digitalisering: nietjes, paperclips, elastiekjes en andere fysiek hindernissen worden verwijderd.
Manuele document-classificatie
Scanklare docmenten worden handmatig geclassificieerd op basis van het documenttype (facturen, contracten, brieven…). Dit proces biedt menselijke controle en precisie
Automatische document-classificatie
Gebruik van machine learning algoritmen om documenten automatisch te classificeren zonder handmatig vooraf ingestelde regels. Dit system leert en verbetert op basis van feedback
Intelligente data capture via ocr & machine learning
Met geavanceerde OCR-technologie halen we nauwkeurig tekst, barcodes en andere elementen uit documenten, afbeeldingen en PDFs. Ook uit moeilijk leesbare of lage resolutie documenten.
Via machine learning identificeren en extraheren we automatisch relevante gegevens (naam, adres, factuurnummers…). Gegevens worden o.b.v. ingebouwde regels geverifieerd en gevalideerd
Gestructureerde en ongestructu-reerde documenten
We verwerken zowel gestructureerde (enquetes , vragenlijsten, etc.) als ongestructureerde documenten, waardoor cruciale informatie snel en nauwkeurig wordt vastgelegd, ongeacht de indeling
Flexibele integratie met bedrijfsprocessen
De vastgelegde gegevens worden automatisch geëxporteerd naar andere systemen zoals ERP’s, CRM’s of databases, waardoor bedrijfsprocessen worden geautomatiseerd en geoptimaliseerd
Digitale export van beeld & metadata
Gescande documenten worden als PDF of PDF/A bestand geëxporteerd, essentieel voor legale archivering. Dit voorkomt afhankelijkheid van externe bronnen zoals lettertypes of links en garandeert jarenlange toegankelijkheid van documenten
Tijdelijke bewaring en vernietiging
O.b.v. afspraken met de klant en v.h. type document bewaren we de gedigitaliseerde documenten. Na verwerking en na de afgesproken bewaarperiode staan we in voor een gecertificeerde vernieting van de documenten.
Rapportering
Op elk moment in het digitalisatieproces kan de klant een status van elk document krijgen. We rapporteren uiteraard over het hele traject voor opvolging.
What’s in it for you?
Snellere verwerkingstijden
Door handmatige processen te automatiseren wordt de doorlooptijd van documentenverwerking aanzienlijk verkort en verloopt die efficiënter
Kostenbesparing
Minder handmatige processen en een hogere efficiëntie leiden tot kostenbesparingen
Soepele gegevens-overdracht
We integreren met bestaande bedrijfssoftware en ERP-systemen. Hierdoor zorgen we voor een soepele gegevensoverdracht en minimaliseren we verstoringen in de workflow
Hogere klanten-tevredenheid
Digitalisering van archieven levert ook voor eindgebruikers efficiëntiewinst op, een win-win voor klantentevredenheid
Wat ons anders maakt
Grote schaal
Symeta Hybrid beschikt over een eigen postdienst en een grote gedecentraliserde en schaalbare logistieke capaciteit. Grote & langdurige projecten met substantiële volumes zijn ons op het lijf geschreven.
Uitgebreide expertise
Klanten kunnen bouwen en vertrouwen op ons breed scala aan expertise in de verschillende domeinen van digitalisering en van complexe documentoplossingen (OCR, security, data, archivering …).
Totaaloplossingen
Scanning en digitalisering zijn maar enkele van onze diensten. Ons aanbod en expertise gaat veel verder, een multichannel aanpak speelt daarbij een grote rol.
Bedrijfszekerheid
Als onderdeel van de Colruyt Group ligt de lat hoog qua klantgerichtheid, flexibiliteit en kwaliteit. Onze processen zijn geïndustrilaliseerd en gericht op efficiëntie en herbruikbaarheid.
Certificaties
Bij elke service die we ontwikkelen en aanbieden staan veiligheid, kwaliteit en duurzaamheid voorop. Onze certificaten en erkenningen spreken voor zich: ISO 14001, ISO 9001, ISO 27001, FSC en Ecovadis Gold.