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Symeta Hybrid Archiving Services

Archivez vos documents sortants​

Nous proposons des solutions avancées pour l’archivage des documents numériques, selon les règles légales en vigueur. Notre solution d’archivage est conforme à toutes les réglementations européennes et est le parfait complément à nos solutions d’envoi de factures et d’autres documents.   ​

 

 

 

 

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Les documents sortants sont conservés en toute sécurité dans des archives légales​

 

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Les organisations sont tenues de conserver les documents fiscalement importants dans leur état d’origine et pendant une période définie par la loi. ​

Nous aidons nos clients à mettre en place une approche systématique de la création et de la gestion d’archives électroniques, dans laquelle les documents sortants sont stockés automatiquement dans le flux de communication. Nous les aidons ainsi à améliorer leurs services dans le respect de la législation et à un moindre coût opérationnel. ​

Nos services​

Archivage automatique​

Nous intégrons l’archivage électronique dans la communication sortante, de sorte que les documents envoyés sont immédiatement stockés en toute sécurité dans des archives électroniques juridiquement valables. Nous permettons dès lors à nos clients de gagner un temps considérable et réduisons le risque d’erreur humaine.​

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Gestion de l’accès​

Nous proposons un système de gestion d’accès facile afin de simplifier la recherche de documents pour les personnes et les systèmes autorisés. Nous garantissons ainsi un maximum de confidentialité et de sécurité tout en augmentant la facilité d’utilisation. ​

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Suivi des événements​

Nous enregistrons chaque action sur un document et la documentons au moyen d’un système d’enregistrement détaillé des événements. Nous garantissons de cette façon une traçabilité totale et une piste d’audit détaillée, essentielles pour la conformité et le contrôle interne.​

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Quelques-uns de nos clients​

Nos clients types sont des organisations ayant d’importants volumes de communications financières. ​

Caractéristiques

Processus juridiquement valide et opposable conformément aux lois européennes​

Nos solutions sont garanties conformes aux réglementations européennes et locales relatives, entre autres, à la fiscalité, à la protection des données et l’accessibilité des données. ​

Processus juridiquement valide et opposable conformément aux lois européennes

Fiabilité inégalée et infrastructure de premier ordre​

Nous proposons une infrastructure performante et robuste, qui évolue avec les besoins et les attentes du marché en termes de fiabilité, d’évolutivité et de connectivité.​

Fiabilité inégalée et infrastructure de premier ordre

Processus automatiques de sauvegarde et de récupération​

Avec une protection dynamique des données, des contrôles de l’intégrité des données et le maintien de la conservation des données. Nos clients ne doivent donc plus faire de sauvegardes sur leur propre site.​

 

Processus automatiques de sauvegarde et de récupération

Garantie de la sécurité de l’information et de la confidentialité​

Notre archivage repose sur des droits d’accès stricts, des chiffrements et d’autres mesures qui empêchent l’accès et l’utilisation non autorisés des données.​

Garantie de la sécurité de l’information et de la confidentialité

Garantie de l’intégrité et de la portabilité des données​

La technologie WORM nous permet de garantir l’inaltérabilité et l’intégrité des documents à 100 % pendant toute la durée de conservation.​

Garantie de l’intégrité et de la portabilité des données

Enregistrement et traçabilité de tous les événements​

Enregistrement et traçabilité de tous les événements​

Enregistrement et traçabilité de tous les événements

Gestion de l’accès et localisation aisées​

Les documents peuvent être retrouvés facilement grâce à des fonctions de recherche complexes, basées sur des métadonnées indexées prédéterminées.​

 

Gestion de l’accès et localisation aisées

Audits réguliers​

Les audits ISO 27001, les audits internes, les audits de sécurité et les tests de pénétration effectués par des entreprises spécialisées nous permettent d’évaluer et d’améliorer en permanence notre solution pour une sécurité maximale.​

 

Audits réguliers

Intégration transparente dans d’autres solutions​

Notre API prête à l’emploi permet une intégration transparente avec des systèmes externes, ce qui rend possible l’échange automatique de données et assure ainsi une synchronisation de bout en bout.​

Intégration transparente dans d’autres solutions

Vos avantages​

Coûts réduits​

Réduction des coûts grâce aux économies de papier, d’espace physique et de main-d’œuvre liée au stockage ou à la recherche des documents. Au choix, de 1 à 100 ans...​

Meilleur service​

Optimisation ou automatisation du service à la clientèle grâce à une traçabilité rapide des documents et à un journal complet des événements.​

Sécurité juridique​

Garantie de la validité juridique du processus de facturation, protection de la vie privée grâce à une gestion détaillée de l’accès, sécurité de l’information et souveraineté des données conformément à la législation européenne.​

Travail indépendant du lieu​

Possibilité de travailler de manière décentralisée à partir de différents sites.​

Nos atouts​

Intégration dans le flux de communication​

Nous assurons une intégration transparente avec les flux de communication existants afin que chaque document envoyé sur tout canal soit stocké automatiquement.​

Processus juridiquement valide​

Grâce au lien établi entre nos archives électroniques et les factures sortantes, nos clients sont toujours sûrs de la validité juridique de leurs encaissements, ce qui permet un suivi plus rapide des paiements. ​

Plug & play​

Nous formons un pont entre l’infrastructure de données et nos clients. L’effort d’intégration est donc minimal, pour une optimisation et des bénéfices rapidement visibles.​

Un partenaire de choix et votre conseiller​

Nous vous conseillons sur les meilleures stratégies d’archivage, mais nous nous chargeons aussi de l’intégration et de la mise en œuvre. Nous tenons parole en toute transparence.​

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Sécurité opérationnelle​

Notre infrastructure de données est conçue pour les organisations qui ne peuvent se permettre aucune interruption. De plus, en tant que membre de Colruyt Group, nous évoluons dans un contexte financier solide.​

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Certifications

La sécurité, la qualité et la durabilité sont des éléments importants de chaque service que nous développons et proposons. Nos certificats et reconnaissance parlent d’eux-mêmes: ISO 14001, ISO 9001, ISO 27001, FSC et Ecovadis Gold.

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