Données : réception, validation et mise en correspondance
Toute communication efficace commence par des données fiables. Quels que soient leur format et leur canal d’entrée, SHAKE réceptionne les données de manière sécurisée et contrôlée, puis en vérifie la qualité, l’exhaustivité et la traçabilité avant toute création documentaire.
Les données reçues sont validées et harmonisées au sein d’un modèle unique et cohérent. Chaque production s’appuie ainsi sur une base fiable, ce qui limite les contrôles manuels, les incohérences et les risques d’erreur en aval.

Fonctionnalités

• Une transmission adaptée à vos besoins. Envoyez vos fichiers via SFTP ou déposez-les sur un portail web sécurisé.
• Tous les formats courants. PDF, XML, CSV et autres formats sont pris en charge ; de nouveaux formats peuvent être configurés sans développement sur mesure.
• Le traitement démarre quand tout est prêt. SHAKE attend la réception de tous les fichiers attendus avant de lancer automatiquement le traitement.
• Les erreurs détectées avant la création. Le format, la taille, la structure et les champs obligatoires sont contrôlés dès la réception.
• Un langage commun pour toutes vos données. Chaque fichier est converti vers un modèle de données standardisé, selon des règles configurables par client ou par application.
• Une répartition intelligente par canal. Vos données sont automatiquement réparties en lots selon le canal, le type de document ou la structure.
• Pas de courrier en double. Les transmissions en double sont détectées afin d’éviter tout retraitement intempestif.
• Chaque fichier sauvegardé et tracé. Chaque transmission fait l’objet d’une sauvegarde et toutes les étapes sont consignées.
• [PHASE ULTÉRIEURE] Directement depuis vos systèmes. Transmettez vos données via une API ou automatiquement à la suite d’un événement dans votre application.
• [PHASE ULTÉRIEURE] Des sauvegardes adaptées à vos besoins. La durée de conservation et la suppression des sauvegardes sont définies en fonction de vos SLA.
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Création documentaire et personnalisation
SHAKE transforme automatiquement les données brutes en documents personnalisés, conformes à votre identité de marque et adaptés à chaque canal. Les contenus et les éléments graphiques sont appliqués de manière cohérente, quel que soit le document ou le mode de diffusion.
Vous gardez également la maîtrise des contenus. Dans un environnement en libre-service sécurisé, vos équipes gèrent les modèles documentaires selon des règles de gouvernance et de qualité clairement définies. Des fonctionnalités de paiement électronique permettent en outre d’ajouter une option de paiement aux factures ou aux courriers, afin de simplifier le parcours du destinataire.

Fonctionnalités

• Un seul modèle, tous les canaux. Des modèles réutilisables permettent de produire des documents imprimés, des e-mails et des PDF d’archivage à partir d’une même base.
• Le bon document, automatiquement. SHAKE sélectionne le modèle selon le client, le type de document et le canal.
• Toujours fidèle à votre identité de marque. La mise en page, les éléments graphiques et les zones fixes sont définis dans le modèle de base pour garantir la cohérence de chaque document.
• Gérez vos textes en toute autonomie. Vos équipes modifient les contenus dans des zones autorisées, sans risque d’altérer la structure.
• Aucune modification sans validation. Les changements suivent un circuit d’approbation avant leur publication.
• Chaque version conservée. Un historique complet permet de revenir à une version précédente en un clic.
• Des rôles clairement définis. Vous déterminez, pour chaque utilisateur, qui peut modifier, approuver ou administrer.
• Le paiement intégré au document. Ajoutez un code QR ou un lien de paiement à chaque facture ou rappel, sur papier comme par e-mail.
• Prêt pour l’archivage. Les documents destinés à l’archivage sont générés au format PDF/A, la norme de référence pour la conservation à long terme.
• [PHASE ULTÉRIEURE] Consultez le statut des paiements. Le statut de paiement de chaque document est remonté dans SHAKE.

Orchestration omnicanale et diffusion
Impression, archivage ou e-mail : SHAKE orchestre la diffusion de chaque document par le canal choisi, de manière fiable, dans les délais impartis et conformément aux préférences du destinataire.
Chaque étape fait l’objet d’un suivi en temps réel, de l’envoi à la livraison. Vous disposez ainsi d’une vue d’ensemble et pouvez suivre le statut de chaque document, quel que soit le canal.

Fonctionnalités

• L’impression sans souci. Les travaux d’impression sont transmis directement en production et leur statut est automatiquement remonté.
• Des e-mails personnalisés et suivis. Objet et contenu personnalisés, avec le document en pièce jointe ou accessible via un lien de téléchargement sécurisé.
• Votre nom en tant qu’expéditeur. Configurez plusieurs domaines d’envoi, noms d’expéditeur et adresses de réponse, selon le service ou le type de document.
• De nouvelles tentatives automatiques. En cas d’incident temporaire, SHAKE relance automatiquement l’envoi.
• Une solution de repli en cas d’échec. Si un e-mail ne peut pas être délivré, le même document peut être envoyé automatiquement via un autre canal, par exemple par courrier postal.
• Un archivage sécurisé. Chaque document est conservé et indexé selon une durée de conservation définie par application et par type de document.
• Des documents rapidement retrouvés. Les documents archivés peuvent être récupérés pour être joints à un e-mail ou partagés via un lien sécurisé.
• Prêt à accueillir de nouveaux canaux. L’architecture de la plateforme facilite l’ajout de canaux de communication.
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Visibilité et suivi : Track & Trace
Une visibilité complète sur chaque traitement. Depuis le portail SHAKE, les équipes opérationnelles de votre organisation suivent en temps réel les productions, les envois, les niveaux de service (SLA) et les volumes, depuis une vue synthétique jusqu’au détail de chaque document.
Vous pouvez ainsi consulter le statut d’un traitement ou d’un document, analyser les données disponibles et exporter les indicateurs utiles. Les informations sont centralisées, ce qui réduit les vérifications manuelles et les sollicitations du support.

• Tout en un coup d’œil. Le tableau de bord présente vos productions en cours et terminées, avec leur statut.
• Les informations qui vous concernent. Filtrez par période, application ou canal : tous les indicateurs s’actualisent en conséquence.
• Une vision réelle de vos livraisons. La répartition par canal indique les volumes effectivement livrés, y compris ceux acheminés par un canal de repli.
• Des délais représentatifs. Consultez le délai de traitement habituel, de la réception à la livraison, sans que les valeurs extrêmes faussent la mesure.
• Savoir quand intervenir. Une adresse manquante ou un document non distribuable est immédiatement signalé en termes clairs.
• De la production au document. Naviguez d’une production vers chaque canal, puis jusqu’à chaque document individuel.
• Un document retrouvé immédiatement. Recherchez à partir de votre référence, de l’identifiant de l’e-mail ou du code-barres postal.
• L’historique complet. Retrouvez chaque étape horodatée d’une communication, de la réception à la livraison, tous canaux confondus.
• Vos chiffres à portée de main. Exportez toute sélection au format CSV ou Excel.
• Maîtrisez les accès. Votre administrateur crée les utilisateurs et leur attribue des droits.
• Dans votre langue. Le portail affiche les statuts et notifications en français, néerlandais, allemand ou anglais.
• Sur tous vos écrans. Conçu pour ordinateur et lisible sur tablette et smartphone.
• Un suivi assuré par nos équipes. Notre équipe de service surveille les productions, les délais et les SLA depuis son propre tableau de bord.
• [PHASE ULTÉRIEURE] Connectez-vous avec votre compte professionnel. Authentification unique (SSO) via votre système de gestion des identités.
• [PHASE ULTÉRIEURE] Une connexion renforcée. Authentification à deux facteurs pour accéder au portail.